Au cours de nos carrières, nous avons rencontré de nombreux salariés et, lorsque nous leur demandons ce qui importe le plus dans une relation employeur-employé, le mot confiance revient inévitablement. Ils sont à la recherche d’une relation basée sur une confiance mutuelle, et l’un des facteurs qui entrent en ligne de compte est leur niveau de responsabilisation. En effet, nous constatons que lorsque les employés ont des responsabilités et qu’on leur permet d’être autonomes, ils ont le sentiment que leur patron leur fait confiance. Ainsi, non seulement les employés, davantage motivés, sont donc plus productifs et performants, mais leur besoin d’autonomie et de reconnaissance est comblé, favorisant une santé mentale optimale et diminuant du même coup les risques d’épuisement professionnel ou de dépression1.
Pourtant, plusieurs dirigeants ont de la difficulté à déléguer et à laisser l’autonomie nécessaire à leurs employés, préférant faire les choses eux-mêmes. Ils ont ainsi la perception d’être mieux servis ; les choses sont faites à leur façon, et ce, beaucoup plus rapidement ! Par conséquent, ils se retrouvent vite débordés et se privent des compétences et des idées nouvelles que leurs employés pourraient leur apporter. Vous reconnaissez-vous ?
Avant d’aller plus loin, qu’entendons-nous par responsabilisation ? C’est le fait de permettre à l’employé de s’approprier le travail, de le réaliser à sa façon et de prendre des décisions de façon autonome et indépendante. Il est possible de favoriser une culture d’entreprise mettant de l’avant la responsabilisation de vos employés. Nous vous partageons ici quelques pistes.
Clarifier les attentes
Trop souvent nous déléguons une responsabilité à un employé en ne clarifiant pas le résultat auquel nous nous attendons, ce qui ouvre grand la porte à l’insatisfaction.
« Lyette, j’aimerais avoir une proposition de nouveau produit pour la collection Sarcelle de notre client Laliberté Inc. » Il est possible que l’employée retourne à son bureau et rédige une proposition de produit selon ce qu’elle connaît du client en question. Peut-être fera-t-elle une analyse des prix pour vous donner le coût de production et les rabais possibles auprès des fournisseurs en fonction des quantités commandées. Peut-être devrez-vous la relancer dans trois jours, car le client attend un retour de votre part le lendemain ! Plusieurs scénarios sont possibles, car vous avez été imprécis. Il y a de grands risques que Lyette ne vous présente pas ce que vous attendez, car vous ne l’avez pas spécifié clairement.
Lorsque l’on délègue, il est important de clarifier :
- ce à quoi on s’attend (ex. : 1, 2 ou 3 propositions de produit pour répondre au besoin x), mais attention, sans entrer dans la manière de le faire ;
- les critères qui seront jugés au moment de la prise de décision (les coûts, les avantages et inconvénients, etc.) ;
- les délais donnés à l’employé ;
- le budget alloué ;
- la personne-ressource si l’employé a des questions.
Nous vous recommandons de créer un document gabarit contenant l’information nécessaire pour définir le mandat de délégation et, ainsi, bien communiquer vos attentes à vos employés.
Communiquer le trio d’entreprise
Pour favoriser la responsabilisation de l’employé, il importe que ce dernier se sente impliqué, et cela commence en lui communiquant l’important trio d’entreprise : la mission, la vision et les objectifs de l’entreprise. Ce trio peut d’abord être communiqué au nouvel employé via un manuel d’employé ou verbalement par le gestionnaire lors de l’accueil et intégration. Toutefois, lorsque l’on parle de communiquer, cela va au-delà de simplement faire lire un document décrivant la mission. Toute entreprise a avantage à véhiculer sa mission régulièrement et à la rappeler, car il s’agit de sa raison d’être derrière toute action/décision. Il en va de même pour la vision, consistant à préciser vers où se dirige l’entreprise. Elle devrait être claire et communiquée afin que chaque employé puisse mentionner comment il souhaite participer à l’atteinte de cette dernière. Enfin, pour opérationnaliser cette vision, l’entreprise doit fixer des objectifs annuellement, tant quantitatifs que qualitatifs. Ce qui nous amène au point suivant.
Participer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise
En communiquant vos objectifs à vos employés, vous pouvez ainsi leur demander comment ils feraient pour atteindre tel ou tel objectif. C’est une façon très concrète de favoriser l’engagement de l’employé tout en stimulant sa créativité et en lui permettant d’utiliser ses compétences. Cela vous donnera également la possibilité d’évaluer la faisabilité des moyens proposés.
Pour notre part, nous recommandons d’engager cette discussion lors des premières rencontres annuelles de dialogue, expliquées dans notre article sur la reconnaissance ici. Ainsi, les objectifs ont été communiqués pour l’année et l’employé a pu réfléchir de son côté sur comment y participer. Tout au long de l’année, vous aurez l’opportunité d’en discuter lors de vos dialogues et, ainsi, de supporter votre employé dans l’atteinte de son ou de ses objectifs.
Communication et transparence
On ne le dira jamais assez, une bonne communication au sein de l’entreprise est un incontournable, notamment communiquer (et faire vivre) votre mission, votre vision et vos objectifs. Outre cela, il importe que la communication soit bilatérale. C’est-à-dire qu’en tant que dirigeant, il est de votre devoir de communiquer toute information importante pouvant influer sur la façon dont vos employés font leur travail, les aidant à mieux comprendre leur environnement, à poser de meilleures actions et à prendre de meilleures décisions pour l’entreprise. Plusieurs moyens existent : intranet, réunion, journal d’entreprise… Il suffit de trouver le moyen le plus pertinent pour votre entreprise et, attention, de ne pas tomber dans la réunionite !
De son côté, l’employé a le devoir de vous communiquer, ainsi qu’à ses collègues, toutes informations à l’égard de son travail, les bons coups comme les moins bons. La façon dont vous recevez cette information, sans jugement, avec ouverture et en l’utilisant concrètement, accroîtra son niveau de confiance envers vous. C’est ce qui nous amène à aborder le prochain point.
Attention : La rétention d’information semble alléchante pour certains, car cela donne une impression d’avoir plus de pouvoir, mais sachez qu’un tel comportement a des répercussions à court ou moyen terme sur le succès de l’entreprise et donc sur l’avenir de chaque individu au sein de cette dernière.
Confiance en entreprise
La confiance peut se définir par un sentiment de sécurité et d’assurance. C’est-à-dire qu’au sein de l’entreprise, on se sent en sécurité de communiquer toutes informations, de partager nos réflexions, de s’exprimer dans le respect et d’être soi-même sans peur de représailles et de jugement. C’est un début. Au-delà de ça, la confiance se traduit différemment d’un individu à l’autre.
Par exemple, pour notre part, avoir confiance en quelqu’un se traduit par l’assurance que la personne à qui nous déléguons une tâche ou une responsabilité, le fera bien à sa façon, à l’heure et à l’endroit appropriés, selon les balises prescrites, et qu’elle viendra à nous en cas de question ou d’incertitude sans que nous ayons à faire des suivis auprès d’elle. Pour d’autres, la confiance se traduit par un employé présent à son poste à l’heure prévue, prêt au travail. Pour certains, la confiance est gagnée d’avance et se perd, alors que pour d’autres, c’est le contraire, la confiance se gagne.
Nous vous invitons à échanger avec les membres de votre entreprise sur ce qu’est la confiance selon eux et comment elle se traduit. Vous verrez les ressemblances et les divergences et vous serez ainsi plus en mesure de comprendre les agissements de certaines personnes. Il sera également plus facile de conserver (ou de gagner) la confiance de chaque employé si vous savez comment y parvenir.
En conclusion, l’ouverture aux idées, le respect et la communication authentique et continue avec vos employés permettent de mettre en place les bases nécessaires pour qu’une confiance mutuelle s’installe et permette à l’employé de donner son plein potentiel au travail. L’ouverture aux différences est également importante, puisque tous les employés n’ont pas le même intérêt à avoir une plus grande responsabilisation. Toutefois, en général, les employés pour qui c’est important gagneront en mobilisation, en motivation, en santé et en productivité. La performance de toute l’entreprise en sortira gagnante !
Partagez-nous vos comportements de gestion favorisant la confiance et la responsabilisation de votre équipe !
Note : 1 Forest, J., Dagenais-Desmarais, V., Crevier-Braud, L., Bergeron, É., Girouard, S. (2010), “Le lien entre la santé mentale et la satisfaction des besoins d’autonomie, de compétence et d’affiliation sociale”, Gestion, vol. 35, no 3, pp.20-26.
Hélène Linteau et Marie-Claude Royer Doré
Hélène Linteau a travaillé pendant plus de 15 ans en ressources humaines et santé et mieux-être au travail. Détentrice d’une maîtrise en management de l’Université Laval, elle a développé une expertise diversifiée en santé au travail, en développement organisationnel et en coaching de gestion. »
Marie-Claude Royer Doré est conseillère en management. Diplômée du MBA en management de l’Université Laval, elle accompagne les dirigeants et gestionnaires d’entreprises depuis près de 10 ans. En 2015, elle fonde DORÉ Conseils |M & C| dont la mission est d’accompagner les dirigeants et leur équipe de travail dans la mise en place de bonnes pratiques d’affaires favorisant le bien-être et la créativité pour une entreprise performante et des employés heureux.